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Ruedas de prensa y otros eventos

febrero 9, 2021 Por garaje Deja un comentario

La organización de las ruedas de prensa debe atraer al público objetivo, dejar una imagen positiva en los medios de comunicación.

Ruedas de prensa

Principales puntos a tener en cuenta son:

Noticia de ruedas de prensa

Contar con una verdadera noticia o anuncio que justifique el evento.

Briefing

Razones del anuncio, finalidad del evento, público objetivo al que se remite.

Ruedas de prensa

Expectativas del cliente

Deben resultar lo más claras y realistas posibles. Se medirá el número de publicaciones en medios de comunicación, blogs y social media.

Fechas de ruedas de prensa

Seleccionar día teniendo en cuenta esta información: fechas de cierre de medios de comunicación convocados, evitar coincidir con otros eventos, la hora de celebración del evento. 

Lugar de celebración de ruedas de prensa

En la localidad concreta o de donde se encuentre el público objetivo.

Materiales y recursos necesarios

Dosieres de prensa, comunicados a los medios o pruebas de producto.

Requerimientos audiovisuales

Proyector, megafonía y número de micrófonos, dimensiones de pantalla, conexión Wi-Fi y ancho de banda, ordenadores y adaptadores.

Determinación de las líneas de imagen y mensajes fundamentales

En función del tipo de anuncio, aportar un nivel de coherencia y fuerza al mensaje mediante materiales informativos decorados, cóctel.

Formato de rueda de prensa

Afterwork, desayuno de prensa, almuerzo de prensa, conferencia de prensa virtual conexión en directo.

Montaje de rueda de prensa

Montaje en teatro y con una mesa presencial o un atril equipado con una pantalla para facilitar la comunicación a los portavoces. Si existe un almuerzo, se realiza de mesa imperial y, al terminar dar comienzo al almuerzo.

Espacio de rueda de prensa

Debe tener personalidad propia. Dotarlo de un look and feel (mira y siente) que esté vinculado con la marca, el anuncio y filosofía de la empresa. Emplear los colores corporativos y utilizar elementos corporativos.

Personalización de elementos

Como cafés, cócteles o platos del menú con nombres vinculados a la empresa o las razones del acto.

Convocatoria de rueda de prensa

Se redacta un listado de medios de comunicación y se les hará llegar la convocatoria. El plazo de anticipación debe ser más o menos amplio. Debe incluir el motivo del evento y efectuar acciones de seguimiento para confirmar la adecuada recepción de la convocatoria y proceder a confirmar la relación de asistentes.

Materiales de rueda de prensa

Se prepara un dossier con documentación que se entrega a los representantes de los medio de comunicación, puede incluir información concreta sobre el producto o servicio. También se incluye un pequeño obsequio que estará en función del presupuesto disponible.

Previamente a la rueda de prensa

Ensayos y pruebas audiovisuales. Los ponentes contarán con su contenido desarrollado y darán tiempo necesario para verificar un funcionamiento correcto.

El mismo día de la rueda de prensa

Se cuenta con la lista de asistentes confirmados, se toma nota de los que realmente acaban acudiendo y se envía con posterioridad un correo de agradecimiento por acudir.

Rueda de prensa
Rueda de prensa de la inauguración de ESO Supernova Fuente: eso.org

Las ruedas de prensa suelen ser utilizadas en gran parte de eventos. Los congresos son los más destacados.

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