La organización de las ruedas de prensa debe atraer al público objetivo, dejar una imagen positiva en los medios de comunicación.
Principales puntos a tener en cuenta son:
Noticia de ruedas de prensa
Contar con una verdadera noticia o anuncio que justifique el evento.
Briefing
Razones del anuncio, finalidad del evento, público objetivo al que se remite.
Expectativas del cliente
Deben resultar lo más claras y realistas posibles. Se medirá el número de publicaciones en medios de comunicación, blogs y social media.
Fechas de ruedas de prensa
Seleccionar día teniendo en cuenta esta información: fechas de cierre de medios de comunicación convocados, evitar coincidir con otros eventos, la hora de celebración del evento.
Lugar de celebración de ruedas de prensa
En la localidad concreta o de donde se encuentre el público objetivo.
Materiales y recursos necesarios
Dosieres de prensa, comunicados a los medios o pruebas de producto.
Requerimientos audiovisuales
Proyector, megafonía y número de micrófonos, dimensiones de pantalla, conexión Wi-Fi y ancho de banda, ordenadores y adaptadores.
Determinación de las líneas de imagen y mensajes fundamentales
En función del tipo de anuncio, aportar un nivel de coherencia y fuerza al mensaje mediante materiales informativos decorados, cóctel.
Formato de rueda de prensa
Afterwork, desayuno de prensa, almuerzo de prensa, conferencia de prensa virtual conexión en directo.
Montaje de rueda de prensa
Montaje en teatro y con una mesa presencial o un atril equipado con una pantalla para facilitar la comunicación a los portavoces. Si existe un almuerzo, se realiza de mesa imperial y, al terminar dar comienzo al almuerzo.
Espacio de rueda de prensa
Debe tener personalidad propia. Dotarlo de un look and feel (mira y siente) que esté vinculado con la marca, el anuncio y filosofía de la empresa. Emplear los colores corporativos y utilizar elementos corporativos.
Personalización de elementos
Como cafés, cócteles o platos del menú con nombres vinculados a la empresa o las razones del acto.
Convocatoria de rueda de prensa
Se redacta un listado de medios de comunicación y se les hará llegar la convocatoria. El plazo de anticipación debe ser más o menos amplio. Debe incluir el motivo del evento y efectuar acciones de seguimiento para confirmar la adecuada recepción de la convocatoria y proceder a confirmar la relación de asistentes.
Materiales de rueda de prensa
Se prepara un dossier con documentación que se entrega a los representantes de los medio de comunicación, puede incluir información concreta sobre el producto o servicio. También se incluye un pequeño obsequio que estará en función del presupuesto disponible.
Previamente a la rueda de prensa
Ensayos y pruebas audiovisuales. Los ponentes contarán con su contenido desarrollado y darán tiempo necesario para verificar un funcionamiento correcto.
El mismo día de la rueda de prensa
Se cuenta con la lista de asistentes confirmados, se toma nota de los que realmente acaban acudiendo y se envía con posterioridad un correo de agradecimiento por acudir.
Las ruedas de prensa suelen ser utilizadas en gran parte de eventos. Los congresos son los más destacados.
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